Urząd Gminy Pniewy Biuletyn Informacji Publicznej

W sprawie wskazania sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu korespondencji  w Urzędzie Gminy w PNIEWY

       Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2013r., poz. 594 z późn. zm.), w związku z art. 2 ust. 1 pkt 1 oraz art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014r. poz. 1114), § 39 ust.2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) oraz § 2 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do w/w rozporządzenia, Wójt Gminy Pniewy zarządza, co następuje:

§1

Podstawowym sposobem dokumentowania obiegu spraw w Urzędzie Gminy w Pniewach, zwanym dalej „Urzędem” jest system tradycyjny, tj. system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

§2

1. System tradycyjny wspomagany jest przy pomocy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w ramach projektu „ Rozwój elektronicznej administracji
   w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa” i jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu, zgonie z nadanymi uprawnieniami.

2. System jest oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną oraz służy do rejestracji, ewidencji praz obiegu korespondencji przychodzącej
    i wychodzącej, zakładania i prowadzenia spraw, prowadzenia rejestrów.

    

   §3

   Korespondencję kierowaną do Urzędu ( niezależnie od formy, w jakiej została złożona) przyjmuje i sortuje Kancelaria Urzędu.

    

   §4

Przyjmując korespondencję pracownik Kancelarii wykonuje następujące czynności:

1. Otwiera korespondencje

2. Sprawdza, czy pismo nie zostało mylnie skierowane. W przypadku pisma mylnie skierowanego, pracownik Kancelarii pismem przewodnim podpisanym przez Wójta Gminy lub Sekretarza przekazuje je do właściwego podmiotu

3. Sprawdza liczbę załączników z ich liczbą wyszczególnioną w piśmie.
   W przypadku braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego pracownik Kancelarii odnotowuje to na danym piśmie lub załączniku.

§5

Przesyłki wpływające na nośniku papierowym pracownik Kancelarii rejestruje i skanuje
w systemie EZD, z wyjątkiem przesyłek, które zawierają dokumenty wymienione
 w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§6

Rejestrowaniu i skanowaniu ze względu na treść nie podlegają pisma i załączniki
do korespondencji określonej w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.

1. Odwzorowania cyfrowego nie wykonuje się także w przypadkach określonych
   w załączniku nr. 3.

   §7

   Korespondencję kierowaną do Wójta, Urzędu lub do danej komórki organizacyjnej
   / osoby na samodzielnym stanowisku pracy, Kancelaria po zarejestrowaniu skanuje
    i przekazuje do dekretacji Wójtowi lub Sekretarzowi Gminy.

   §8

1. Przesyłki wpływające do Kancelarii w postaci elektronicznej (e-mail, faks) rejestrowane są w systemie EZD, a następnie drukowane i przekazywane w formie papierowej do odpowiednich komórek organizacyjnych.

2. Rejestracji w systemie EZD podlegają przesyłki wpływające w postaci elektronicznej na indywidualne skrzynki e-mail pracowników, mające istotne znaczenie dla przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

   §9

   Rejestracji w systemie EZD nie podlegają dokumenty, które z uwagi na obowiązek, rejestrowane i prowadzone są w innych systemach teleinformatycznych.

   §10

   Pracownik Kancelarii po zarejestrowaniu korespondencji wpływającej drogą pocztową, elektronicznie oraz składanej osobiście przez klientów, przekazuje korespondencję
    do dekretacji.

   §11

   Dekretacja odbywa się na oryginałach dokumentów w systemie tradycyjnym oraz
   w systemie EZD.

   §12

1. Wójt lub Sekretarz dekretuje pisma zgodnie z właściwością do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub na samodzielne stanowiska pracy.

   §13

   Zadekretowaną korespondencję w formie papierowej pracownik Kancelarii przekazuje
   do właściwych osób.

   §14

   Osoba wskazana w dekretacji jako pierwsza, otrzymuje oryginał pisma do realizacji
    i pełni rolę wiodącą przy załatwianiu sprawy.

   
   §15

   Wójt może wskazać w formie pisemnej, które dokumenty pracownik Kancelarii może przekazać bezpośrednio- bez dekretacji do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu lub osób na samodzielnych stanowiskach pracy.

   §16

1. Pisma i dokumenty wychodzące wytwarzane na danym stanowisku, opatrzone
   są właściwą sygnaturą, pieczęcią nagłówkową organu, następnie podpisane przez Wójta Gminy Pniewy lub z upoważnienia Wójta.

2. Wysyłanie przesyłek z Urzędu odbywa się przy wykorzystaniu poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej lub też systemu EZD.

   § 17

3. W systemie EZD nie tworzy się dokumentów przetwarzanych w innych dziedzinowych systemach teleinformatycznych:

1. Systemie Rejestrów  Państwowych;

1. Systemie wymiaru podatków;

2. Systemie informacji oświatowej;

3. Systemie finansowym;

4. Systemie  sprawozdawczości finansowej;

5. Systemie kadro-płacowym;

6. Systemie CEiDG;

7. Systemie świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego

1.  Postanowienia ust. 1 mają także zastosowanie do wdrażanych w przyszłości
   w Urzędzie dziedzinowych systemów teleinformatycznych.

§ 18

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonania czynności kancelaryjnych,
w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, wyznaczam Panią Alinę Piekarz-Lachowską- jako koordynatora czynności kancelaryjnych.

§19

Pracownika zatrudnionego w Urzędzie na stanowisku ds. obsługi informatycznej zobowiązuję do:

1. Udzielenia instruktażu pracownikom w zakresie obsługi EZD;

2. Bieżącej współpracy z koordynatorem czynności kancelaryjnych;

3. Wdrażania nowych funkcjonalności EZD, w tym systemów dziedzinowych;

4. Zapewnienia infrastruktury do prawidłowego działania i utrzymania systemu EZD.

   §20

   Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Pniewy.

    

   §21

   Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Wójta

Nr 41 z dnia 12 sierpnia 2015r.

LISTA RODZAJÓW PRZESYŁEK WPŁYWAJĄCYCH, KTÓRE NIE SĄ OTWIERANE                      PRZEZ KANCELARIĘ:

1. Przesyłki adresowane imiennie, z zastrzeżeniem przekazywania „ do rąk własnych”, które
   po zarejestrowaniu w systemie przekazuje się adresatom;

2. Przesyłki wartościowe, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej
   za pokwitowaniem, chyba, że ustalenie adresata możliwe jest jedynie po otwarciu przesyłki;

3. Oferty składane w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2009r.- prawo zamówień publi8cznych;

4. Oferty zatrudnienia w Urzędzie

5. Stanowiące dokumenty „niejawne”, „tajemnica skarbowa”

    

    

    

    

    

    

    

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Wójta

Nr 41 z dnia 12 sierpnia 2015r.

WYKAZ DOKUMENTÓW, KTÓRE NIE PODLEGAJĄ REJESTROWANIU I SKANOWANIU ZE WZGLĄDU NA TREŚĆ:

1. Upoważnienia i pełnomocnictwa Wójta Gminy Pniewy;

2. Zarządzenia Wójta Gminy Pniewy ;

3. Dokumenty stanowiące informację niejawną;

4. Dokumenty kadrowe;

5. Zwolnienia lekarskie;

6. Zaproszenia okolicznościowe, życzenia, niezamawiane oferty i inne o podobnym charakterze;

7. Publikacje ( gazety, czasopisma itp.)

8. Potwierdzenia odbioru przesyłek.

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Wójta

Nr 41 z dnia 12 sierpnia 2015r.

WYKAZ PRZYPADKÓW, W KTÓRYCH ODWZOROWANIA CYFROWEGO DOKUMENTÓW NIE WYKONUJE SIĘ ZE WZGLĘDU NA:

1. Rozmiar strony większy niż A4;

2. Nieczytelną treść;

3. Postać inną niż papierowa;

4. Postać lub formę niemożliwą do skanowania;

5. Charakter anonimowy przesłanej korespondencji.